CoCoS

Uit de voorgaande analyse van de conventionele kostprijsopbouw is gebleken dat complexiteit niet wordt meegenomen.
Hierdoor is er binnen de organisatie geen financiele prikkel om via complexiteitsreductie het resultaat te verbeteren.
Door de eerder gedefinieerde toeslagen wel afhankelijk te maken van complexiteit kan dit gemis opgevangen worden.
Dit is de kern van het Complexity Costing System, de CoCoS methodiek.

Wat gebeurt er eigenlijk indirect?

Als eerste nemen we even een stap terug. In het deel over kostprijs definities zijn de toewijsbare indirecte kosten benoemd met daarbij een paar voorbeeldposten. Om dit meer invoelbaar te maken volgen we de reis van een enkel nieuw artikelnummer door het bedrijfsproces. Stel dat dit artikel nodig is voor een nieuwe variant van een eindproduct dat met een  beperkt jaarvolume geintroduceerd gaat worden.  Wat gebeurt er dan zoal:
  • De product management afdeling maakt plannen voor de nieuwe variant en stelt een briefing op voor engineering
  • Engineering gaat ontwerpen en protomateriaal bestellen
  • Inkoop doet een leveanciers selectie en maakt afspraken
  • De leverancier loopt tegen onduidelijkheden aan en gaat in gesprek met inkoop en engineering
  • Het bedrijfsbureau plaatst de proto-order
  • Afdeling kwaliteitscontrole checkt en retourneert de eerste foutieve versie
  • Het eerste correct geleverde proto materiaal wordt ingebouwd
  • Wijzigingen n.a.v. de eerste inbouw worden doorgevoerd door engineering en de voorgaande stappen herhalen zich
  • Engineering geeft de productieversie vrij in het CAD systeem
  • Productie engineering gaat het productieproces voorbereiden
  • Aanvullende gegevens worden in het ERP systeem vastgelegd
  • Voor de definitieve productieversie gaat inkoop in onderhandeling met de leverancier
  • De logistieke afdeling gaat magazijnruimte vastleggen, afroep-schemas en minimale voorraad
  • Productieleiders informeren lijnmedewerkers over de bijzonderheden m.b.t. het nieuwe toegevoegde artikel
  • De fouten t.g.v. onduidelijkheden in productie worden hersteld ten koste van de productiecapaciteit van de bestaande producten
  • Eindcontrole en keuringsdocumenten worden aangepast
  • Afdeling service maakt nieuwe parts-bestelsets aan en laat aangepaste exploded views uitwerken inclusief vertalingen
  • Service monteurs gaan uitzoeken wat het visuele en functionele verschil is met vorige varianten en spelen hierop in.
Ook na eerste introductie blijft het nieuwe artikel tijd, aandacht en geld vragen; voor iedereen in het bedrijfsproces zijn er nu immers geen 'n' maar 'n+1' artikelen te beheren. Met als gevolg meer zoeken, meer benodigde tijd, meer kans op fouten en het repareren hiervan. Bijna alle hier genoemde activiteiten leiden tot een toename van de indirecte kosten.

Inkoooprijs - de gouden maatstaf?

De conventionele materiaaltoeslag wordt normaliter berekend over de inkoopprijs van het artikelnummer. Een duurder artikelnummer heeft daarmee een grotere bijdrage aan de gecalculeerde indirecte kosten dan een artikelnummer met lage inkoopprijs.

Voor een deel lijkt dit gerechtvaardigd aangezien bij relatief dure artikelen er ook meer aandacht en tijd geschonken zal worden binnen diverse processtappen zoals engineering, inkoop en kwaliteitscontrole. Echter voor veel andere processtappen is dat niet het geval, denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer, logistiek, magazijnruimte, revisiebeheer etc.
Voorbeeld : De ruimte voor opslag in het magazijn zal voor 10 elektronische units van EUR 200,- in werkelijkheid kleiner zijn dan die benodigd voor 10 frames uit gezet plaatwerk van EUR 20,-; Bij een vaste materiaaltoeslag van 20% draagt het eerste artikelnummer echter 10x200x20%=EUR 400,- bij aan de indirecte kosten, het tweede slechts 10x20x20%=EUR 40,- terwijl de impact juist groter is.​
Het lijkt daardoor passender om de bijdrage aan de indirecte kosten niet recht evenredig te laten stijgen met de inkoopprijs maar deze af te laten vlakken naarmate de inkoopprijs hoger wordt. Deze afvlakking kan bereikt worden door de verhouding inkoopprijs/gemiddelde inkoopprijs met eel lagere macht dan 1 (bijvoorbeeld 0,5) mee te wegen in de toeslag.

Correctiefactor R

In de CoCoS aanpak is de toeslagfactor per definitie niet constant over alle artikelnummers c.q. artikelcategorieen. Hierdoor zal de beschreven aanpassing met de parameters voor inkoop-verhouding en frequentie-verhouding niet automatisch leiden tot dezelfde totaalsom van alle indirecte kosten. Die totaalsom is immers afhankelijk van de verschillende combinaties van  inkoop-verhoudingen resp. frequentie-verhoudingen over alle artikelnummers.

Uiteraard moeten uiteindelijk alle indirecte kosten zoals vermeld in de winst- & verliesrekening gedekt worden door alle in een jaar geproduceerde producten. Door deze som te delen door  de initiele som berekend via de CoCoS aanpak volgt de constante R waarmee vervolgens de eerder genoemde verhouding V  vastgelegd kan worden per artikelnummer.

Deze constante R zal daarmee enigzins kunnen varieren over de jaren, evenals overigens al het geval is voor de waarde van de indirecte kosten zelf  en de daarvan afgeleide (conventionele) toeslagen.

Toepassing

Uiteindelijk komt het er natuurlijk op aan nuttig gebruik te maken van deze methodiek. De basis daarvoor is de nu meer realistische inschatting van de integrale kostprijs, namelijk die kostprijs waarbij rekening wordt gehouden met complexiteit.  Dit biedt de volgende kansen voor initiatieven om het resultaat te verbeteren:
  • Producten met een geringe (of zelfs negatieve) reele marge kunnen geidentificeerd worden voor verbetertrajecten;
  • Binnen groepen eindproducten kunnen de variaties aanleiding geven tot standaardisatie en/of rationalisatie;
  • Verkoopprijzen kunnen herzien worden n.a.v. de nieuwe marges;
  • Marketing & sales aktiviteiten kunnen gericht worden op het promoten van producten met een hoge reele marge;
  • Bij nieuwe producten kunnen alternatieve ontwerpen vooraf naast elkaar geevalueerd worden.
Uiteraard blijft nog steeds de mogelijkheid bestaan om vanuit een marketing oogpunt lage marges te accepteren, bijvoorbeeld om een compleet aanbod te kunnen leveren. Alleen wordt nu deze keuze heel bewust gemaakt op basis van reele inschattingen en niet op basis van marges die geen relatie hebben met werkelijke kosten.

​Als laatste blijft nu natuurlijk de vraag over of de CoCoS berekening nu wel de exacte integrale kostprijs oplevert voor alle artikelnummers.  Het enige eerlijke antwoord hierop is helaas ontkennend. Voor een werkelijk exacte berekening zou een 100% activity based costing methode doorgevoerd moeten worden waarin werkelijk alle costdrivers met alle exacte details meegenomen worden. De oplettende lezer zal hier echter nogal wat indirecte kosten zien opdoemen....

Toch zit de CoCoS aanpak veel dichter tegen de werkelijkheid dan de conventionele aanpak.  Hierop is ten slotte het citaat van John Maynard Keynes van toepassing: "It is better to be approximately right than to be precisely wrong".

Het 'Mona Lisa' effect

De meeste zojuist beschreven inspanningen zullen maar beperkt afhankelijk zijn van het jaaraantal van een dergelijk nieuw artikelnummer. Dus de werkelijke extra bijdrage aan de indirecte kosten van dit artikelnummer zal bij 10 stuks op jaarbasis ongeveer even groot zijn als bij een eenmalige toepassing.
Voorbeeld : het aanpassen van het keuringsdocument levert een hoeveelheid werk op die onafhankelijk is van het aantal malen dat de nieuwe productvariant -met daarin het nieuwe artikelnummer- verkocht wordt.​
Wanneer 10 nieuwe artikelnummers met eenmalige toepassing geintroduceerd worden zal deze werkelijke bijdrage aan de indirecte kosten echter 10 keer zo groot zijn. Met dit effect wordt geen rekening gehouden in de conventionele -constante- materiaal toeslag; 1x10 maal de toeslag geeft immers dezelfde financiele uitkomst als 10x1 maal de toeslag (uitgaande van eenzelfde type artikel). De (jaarlijkse) frequentie van het artikelnummer, ofwel de uniciteit van het artikelnummer heeft geen invloed op de kostprijs.

Dit zou echter gezien het voorgaande wel zo moeten zijn: hoe unieker het artikelnummer, des te groter het relatieve effect op de indirecte kosten. Dit zou je het 'Mona Lisa' effect kunnen noemen - naar het wereldberoemde en volstrekt unieke kunstwerk van Leonardo da Vinci.
De (materiaal-) toeslag zou dus logischerwijs evenredig moeten zijn met de uniciteit, of anders gezegd: omgekeerd evenredig met de jaarfrequentie van het artikelnummer.

De CoCoS variant van de materiaaltoeslag

Wanneer de beide effecten (frequentie resp. inkoopprijs) meegewogen worden ontstaat er een nieuwe variant van de materiaaltoeslag. Deze is niet constant over alle artikelen (of artikelcategorieen) en houdt rekening met de gevolgen van complexiteit. We noemen dit de CoCoS toeslag (cocos) in tegenstelling tot de conventionele (conv) toeslag.

Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de bestaande werkwijze met de conventionele toeslag wordt de conventionele toeslagfactor als startpunt genomen. Daarbij geldt dat de contributie aan de indirecte kosten per gebruik van een artikelnummer gelijk is aan

          cic_conv = fic_conv  x p

waarbij fic_conv de toeslagfactor is en p de inkoopprijs.

Voor de alternatieve CoCoS methodiek geldt dan op dezelfde wijze

          cic_cocos = fic_cocos x p = (fic_conv x V) x p

waarin V de verhouding is tussen fic_cocos en fic_conv.
Deze verhouding wordt nu bepaald door twee parameters:
  • De relatieve artikelfrequentie:
             gemiddelde frequentie/frequentie = n_gemm / n
  • De relatieve inkoopprijs:  
            inkoopprijs/gemiddelde inkoopprijs = p / p_gemm

​De verhouding V wordt daarmee 

          V= { (p / p_gemm)^m x (n_gemm / n) } x R
​
hierin geeft m de mate aan waarin de inkoopprijs leidend is voor de indirecte kosten. de waarde van m is conventioneel gelijk aan 1, voor cocos stellen we deze voorlopig gelijk aan 0,5.
De constante R wordt als correctiefactor toegevoegd om uiteindelijk te zorgen dat op jaarbasis het totaal van alle individuele bijdragen cic_cocos gelijk is aan de som van alle individuele bijdragen cic_conv.

Praktische implementatie

Er is bewust gekozen om de CoCoS methodiek zo nauw mogelijk aan te laten sluiten bij de bestaande kostprijsmethodes. Hierdoor kan de potentie gebruikt worden van de ERP tools waarin op dit moment reeds artikelnummers, inkoopprijzen, jaarfrequenties en toeslagfactoren vast liggen. Ook liggen hierin de verschillende stuklijsten met alle onderliggende artikelnummers (inclusief aantal per stuklijst) vast voor alle verkoopbare eindproducten.

Aangezien dit grote database gedreven systemen zijn is het mogelijk om geautomatiseerd de berekeningen door te voeren zoals eerder voorgesteld. In eerste instantie kan dat plaatsvinden op basis van historische gegevens; indien beschikbaar kan ook gebruik gemaakt worden van gebudgetteerde / geprognotiseerde jaaraantallen van eindproducten.

Door de nieuwe integrale kostprijs conform de CoCoS methodiek als aanvullend veld in het ERP systeem te gebruiken naast de conventionele waarde blijft continuïteit in de historie gewaarborgd terwijl toch gebruik gemaakt kan worden van de nieuwe inzichten.
"It is better to be
​approximately right
than to be precisely wrong"

Volgende stappen

Zoals geconcludeerd zijn er verschillende mogelijkheden om deze nieuwe inzichten in reele marges toe te passen.
Hoewel dit steeds om een multidisciplinaire aanpak vraagt kunnen initiatieven wel vanuit verschillende afdelingen opgestart worden.
​Daartoe  zullen in volgende artikelen handvatten aangereikt worden.